במאמץ לגבש מידע שמקורו משש חטיבות עסקיות נפרדות חברת MassHousing, ספקית מובילה של פתרונות דיור ליחידים וביצוע השקעות בעיקר במדינת מסצ'וסטס, יישמה מערכת בינה עסקית (Business Intelligence) על מנת לרכז ולצפות בכמות רבה של נתונים מגוונים בדרך יעילה ומהירה. לאחר שהקימה מערכת מידע ניהולי, הקימה MassHousing את ה- Business Intelligence Competency Center (BICC) - מרכז יכולות בינה עסקית על מנת להבטיח יישום עקבי בכל הארגון ולהבטיח את יעילותן של כל מערכות ה- BI בארגון. MassHousing הוא אחד מהארגונים הלוקחים את יוזמת ה- BI שלהם צעד אחד קדימה עם BICC כדי לאפשר אופטימיזציה עסקית אמיתית.
למה BICC?
כיום, BI הפך להיות חלק מהאסטרטגייה של ארגונים, וחברות רבות מחפשות דרכים לנהל ולתמוך ביישומים עבור קבוצות משתמשים שונות, מחלקות תאגידיות ואזורים נרחבים ברמה הגלובלית. על ידי יצירת מרכזי ,BICC הכולל צוות IT ומשתמשי BI העוזרים לקדם הצטיינות במערכת BI בארגון, חברות יכולות לקבוע סטנדרטים ולנהל את היישום של טכנולוגית ה-BI כדי לקבל תמורה להשקעה ולשפר את ביצועי הארגון. ה- BICC מספק מרכז של ידע נצבר הדרוש כדי להביא לידי מימוש את המטרות העסקיות הרחבות.
BICC עוזר להשיג את הפרקטיקות הטובות ביותר של שילוב מערכות BI על ידי ריכוז אנשים לרוחב הארגון עם רקע ותחומי התמחות שונים. זאת בשילוב ההתמחות של משתמשים כבדים בחברה ממחלקות שונות, כולל מחלקות IT ומומחים עסקיים, ה- BICC יוצר קבוצה עם ידע משותף ומבטיח עקביות ביישום בכל חלקי הארגון. התוצאה היא גוף ארגוני הפועל לקידום יישום BI שניתן לשכפל הצלחה מפרויקט אחד למשנהו. ה- BICC עוזר לבסס תהליכים ליישום BI אופטימלי, עיקבי ומאורגן יותר אשר יסתכם בסופו של דבר באימוץ של משתמשי קצה, אחוזי הצלחה גבוהים יותר ויעילות של פתרון ה- BI. BICC הוא מפתח אסטרטגי לעידוד וטיפוח יישום BI ברחבי הארגון ועוזר לארגונים להמיר את המידע שלהם לערך עסקי כיתרון תחרותי בין חברות.
הצעדים הבאים שאציג לכם ישמשו כמדריך לפיתוח BICC. הם כוללים את הפרקטיקות הטובות ביותר ואת השאלות שצריכות להיענות לבניית צוות מצליח הממוקד על הצרכים הספציפיים של הארגון.
1. לקבוע מהו המצב הנוכחי של תשתית ה- BI
כדי להגדיר נכונה את המשימה ואת החזון של ה- BICC, על הארגון תחילה לנתח את התשתית הנוכחית של ה- BI. סיכום מצאי מערכות ה- BI המוטמעות כרגע בארגון והעלויות של כאלו מערכות יעזרו לקבוע היכן ניתן להרוויח ולחסוך עלויות. בנוסף, חשוב גם להגדיר את תשתית ה- IT, אסטרטגיית התאגיד ואת יכולות האנשים לאורך הארגון, כך שה- BICC ישתלב עם הפונקציונליות העסקית ביעילות. עוד אמצעי בעל ערך כחלק מן הניתוח, הוא לעשות סקר על צרכי המשתמשים. סקר כזה יאפשר לשלב אסטרטגיות ארגוניות רחבות יותר ביחד עם הפונקציונליות שמשתמשי ה- BI רוצים לראות.
2. זיהוי צרכים
על ידי הערכה נכונה של תמונת הארגון, מבנה ה- IT וצרכי המשתמשים, ארגון יכול לקבוע בצורה הטובה ביותר איזה פערים בידע ה- BICC יעזור למלא. בנוסף, הניתוח יעזור ליצור את ההנחייה ואת התכנון עבור ה- BICC על ידי חשיפת כל חולשה ביישום ה- BI הנוכחי. לדוגמא, MassHousing גייסה אנשי IT מובילים או משתמשים כבדים בתוך כל מחלקה גדולה כדי שיעזרו להתקשר לצרכים של כל סקטור, כלומר לפתוח את קווי התקשורת ולהשפיע על ההוראות של ה- BICC.
3. לקבוע את היקף ה- BICC
בין אם אתה מוסיף/מגדיל את מערכות ה- BI או רק מתחיל יישום, חשוב לקבוע על אילו צרכים עסקיים על ה- BICC צריך לענות. בעוד שכל BICC כמעט ומתאים לצרכי התמיכה והייעוץ של ארגון, במיוחד בסטארטאפים, היקף ה- BICC יקבל צורה במשך הזמן. יוזמות נוספות כגון ניהול רשיונות, קידום והכשרה יכולות להיות תחת המטרייה של ה- BICC. הדבר החשוב ביותר, הוא שהגודל והיכולות של ה- BICC משתנים מחברה לחברה ויהיו מבוססים על מספר גורמים שונים, כולל: צרכי הון אנושי ודינמיקה, תרבות וכמו כן התחשבות בתוכנה ובחומרה.
4. בחירת האנשים הנכונים
בחירת נכונה של אנשים ומיומנויות מתאימות אשר ישרתו בצורה הטובה ביותר את ה- BICC הינה צעד חשוב גם כן. גיוס מגוון משתמשים בארגון ממחלקות שונות של הארגון, המייצג את כל המשתמשים יבטיח שה- BICC מסוגל לפגוש ולענות על דרישות הארגון כשלם. העדיפות לבחירת צוות ה- BICC היא להבטיח נציגות מהצד העסקי ומצד ה- IT של הארגון, כך שתתרחש תקשורת דו-צדדית בין שתי זרועות אלו. חשוב תמיד לאייש שלושה תפקידים בסיסיים: מנהל BICC, אנליסט עסקי ויועץ טכני. איוש זה ישמור על תמיכה מרכזית וייעוץ נכון להרצתו של ה- BICC. גם הוספת מומחי BI לצוות תהיה טובה ביותר, כך שיוכלו לחלוק ידע טכנולוגי נרחב יותר.
5. תמיכה פנימית ל- BICC
בין אם אתה מוסיף או מגדיל את מערכות ה- BI, בניית מודעות גבוהה ותמיכה ב- BICC בארגון יעזור להבטיח את הצלחתו ובסופו של דבר ישפיע על הצלחת יישום ה- BI. קבלת זכות הצטרפות ממנהלים בכירים חשובה במיוחד לבניית פרופיל חזק ומוצלח לכל יוזמת BI בארגון, מאחר ומנהלים בכירים מקבלים את ההחלטות על הרכישות האסטרטגיות וצריכים להבין את יוזמות ה- BI המתמשכות והצלחתן, במטרה לתמוך בהם בעתיד. צוות ה- BICC יהיה מונע על ידי תמיכה ארגונית וישמרו על רמת מעורבות הדרושה ליוזמות BI עתידיות. MassHousing לדוגמא יצרה פורטל פנימי המכונה "My MassHousing". הפורטל מספק לעובדים ריכוז נוח של חדשות הארגון, כרטיסי עבודה וגישה למערכות ניהול ביצועים. כמו כן, הפורטל מעניק גם גישה קלה למנהלים על מידע תקציבי ודוחות.
6. העברת הצלחת ה- BICC
לאחר ההפעלה, ה- BICC צריך להעביר את לכל הנוגעים בדבר את ההצלחה שלו ולהדגים כיצד היא עוזרת לארגון לפגוש את מטרות ה- BI. בין אם זה באמצעות מנתחי ROI או דרך סיפורי הצלחה. מודעות ארגונית של יעילות ה- BICC כפונקציה תומכת ביישום ה- BI תבטיח את אריכות חייו. בנוסף, חשוב שה- BICC יישאר עדכני לדרישות עסקיות ורגולטוריות משתנות, כך שיוזמת ה- BI תמשיך לעבוד על ביצועים גבוהים ולהבטיח את התמיכה ממנהלים בכירים ובעלי עניין.
7. ניהול בגרות ה- BICC
שינויים במבנה מרכז היכולות של הבינה העסקית ובכ"א המרכיב אותו עשויים להיות הכרחיים במהלך הזמן ככל שה- BICC מתבגר ובהתאם לצרכי הגדילה של הארגון. לדוגמא, BICC שבמקור שימש לפונקציות IT בלבד, ייאלץ להתחיל לשרת פונקציות עסקיות גם כן, על מנת להבטיח עקביות באסטרטגיה לאורך הארגון. תכנון חזון יותר פורמלי עבור ה- BICC וקביעת מערך האנשים הנכונים יהיה תואם למחזור החיים שבו נמצאת מערכת ה- BI בארגון כמו גם לשלב שבו נמצא הארגון ומרכיבים נוספים כמו שינויים בשוק (הסביבה החיצונית) ובסביבה הפנימית.
לסיכום, ככל שהיקף השימוש במערכות BI שונות בארגון גדל, כך עולה החשיבות של המסגרת של יישומים אסטרטגיים, כמעט כמו יישום מפת הדרכים בעצמה. כדי להבטיח עקביות ורציפות, יותר ויותר ארגונים מודעים ליעילות ה- BICC לגישור הפערים בין מחלקת ה- IT ומחלקת העסקים. BICC יכולה לא רק לשפר את יישום ה- BI, אלא גם להפחית עלויות ואימוץ גדול ומהיר יותר של מחזור החיים של ה- BI השלם.
גירסת הדפסה
